8 съвета как да организираме времето си по-ефективно

Големите планове и проекти за бъдещето са съществена част от изграждането на принципите и характера на една личност. Информацията, която консумираме под формата на книги, видеа и статии, ни кара да се мотивираме да започнем мечтан проект. Когато дойде време за действие обаче, се отказваме с оправданието „Няма време!“. Този феномен е предизвикан поради илюзията, че покрай натрупаните ангажименти не можем да освободим дори малък период от деня си за вършене на любимо нещо. Времето е най-ценният актив, който притежаваме и въпреки всичките ни задачи не трябва да забравяме, че имаме контрол над него. Управлението на времето е вече напълно постижимо благодарение на системите за ръководство, които най-успешните предприемачи следват. Запознайте се и адаптирайте в ежедневието си тези 8 ценни съвета, след които няма да се чудите „Как да организираме времето си?“. И след които ще забележите как разпределянето на времето ще стане качествено, а продуктивността ви ще нарасне многократно.

‍

1. Ние сме собственици на живота си, затова можем да организираме времето си, както решим

Това е първото и най-важно правило, осъзнаването на което води до пълна промяна на живота. Във всеки един момент хората правим това, което най-много искаме. Винаги трябва да си напомняме, че имаме пълен контрол над това какво вършим в дадената ситуация. Въпреки шефовете, работата, която отнема 8 часа от деня ни и родителите, които редовно се опитват да контролират всяка наша постъпка, погледнато фундаментално в края на краищата ние избираме точно какви действия да предприемем и не може да бъдем задължени да вършим нещо друго. Когато сме си поставили за цел да влезем във форма за лятото например, не можем да се оправдаем, че нямаме време, понеже сме затрупани от работа. Защото истината е, че активно избираме да не отделим време за тренировка през деня или вечерта. Всичко е въпрос на самоконтрол и дисциплина.

‍

2. За да организираме времето си по-ефективно, трябва да си поставяме най-важна задача за деня

Това е правило, което в естеството си е изключително лесно приложимо и почти винаги гарантира успех. То гласи, че трябва да си поставим една-единствена цел за деня, която трябва да постигнем независимо от обстоятелствата. Ключът към успеха е първоначално да не залагаме цели, които са непостижими, а по-малки задачи, които да нарастват впоследствие. По този начин избягваме стреса от провал. При следването на това правило трябва да се стремим да извлечем максимално удовлетворение от завършването на определената задача. Друго предимство е следването на ясна дирекция, която елиминира хаотичното лутане и дилемата с какво да се захванем първо.  

‍

3. Трябва да си създадем списък/график със задачи, за да организираме времето си по-лесно

Списъкът със задачи ни позволява да имаме визуален достъп до всички поставени цели. Нищо не доставя по-голямо удоволствие от това вечерта да се зачеркнат всички задачи от даден план. Вариантите за създаване на график са много, като най-популярните биват мобилни приложения, личен дневник/тетрадка и дори листчета за разлепяне. Всеки от форматите си има предимства. Мобилното приложение позволява контрол над нотификациите и е изключително лесно и бързо достъпно. От друга страна, традиционните методи на хартиен носител са предпочитани, понеже записването на ръка предоставя възможност за по-лесно запаметяване на информация. Начинът на запълване на списъка трябва да е определен според личните предпочитания и нужди.

Следните 3 правила са фундаментални при създаването на списък със задачи:

• На първо място трябва да се постави най-важната задача за деня;
• Вписването на задачите се извършва предната вечер или сутринта за максимална ефикасност откъм време за изпълнение;
• Желателно е списъкът да се постави на видно място, за да се осигури постоянен достъп до съдържанието му.

‍

4. Законът на Паркинсон, който може да ни помогне да организираме времето си по-ефективно

Първият закон от едноименната книга на Сирил Норткот Паркинсон гласи следното: „Работата се разраства до запълване на наличното време.“. Съветът, който се крие тук, е в максималното използване на изкуствено създадените от нас срокове. За да можем да си обясним тази теория, нека да си представим, че си поставяме цели всеки ден за да реализираме важен проект. По този начин ние не можем да определим точното време, в което даденият проект ще бъде завършен. Решението според закона на Паркинсон гласи, че стига да си поставим краен срок за завършване (именно изкуствен срок), ние ще се чувстваме принудени да приключим със задачата до насрочената крайна дата.

‍

‍

5. Отделете си време само за себе си

Ако наистина искаме да управляваме и организираме времето си ефективно, трябва да отделим част от деня си, през която да се абстрахираме от работа и да се фокусираме само и единствено върху себе си. Докато следваме целите си и работим здраво, в един момент организмът ни прегрява и изпраща сигнал, че ни е нужна почивка. Колкото и клиширан да звучи изразът „Трябва да работим умно, а не здраво.“, истинността му е неоспорима. Нужно е да си „резервираме“ време за себе си, през което да вършим нещо любимо – да планираме нови идеи, да четем книги, да спортуваме, да се разхождаме в парка и прочие. Тази „инвестиция“ ни носи многократна възвръщаемост и ни помага по-лесно да организираме задачите си и да вършим работата си пълноценно.

‍

6. Научете се да казвате НЕ

Никога няма да успеем да контролираме времето си на работа и извън нея, ако не се научим да отказваме. Само ние наистина знаем за какво имаме време, така че ако трябва да откажем заявка/молба/покана/прочие, за да се съсредоточим върху по-важни задачи, не трябва да се колебаем да го направим. Дори и вече да сме се заели с проект, който очевидно не води до никъде, не трябва да се страхуваме да го изоставим.

Вместо да вършим много дейности, които носят минимална или никаква възвръщаемост, трябва да концентрираме усилията си върху по-малко задачи, които създават повече стойност. Трябва да запомним правилото 80:20 – 80% от крайния резултат се дължи на 20% от причините.

‍

7. Делегация

Ако пък не можем да казваме не, просто трябва да се научим да делегираме задачите си, за да успяваме да организираме времето си. Въпреки че делегирането може да бъде трудно за научаване умение, то може да направи чудеса за управлението на личното време. Популярен мит е, че са нужни много средства, за да наемем хора да свършат нашата работа. Разбира се, никой не би вършил безплатна работа, освен ако не е с цел благотворителност. Но трябва да си направим равносметка колко струват усилията ни за един час. Ако оценяваме труда си на 25 лева на час, то можем да организираме времето си по-добре, като прехвърлим част от лесните си задачите на някого, заплащайки му някаква по-малка сума. Така ще си освободим време за по-важните си задачи. И не само ще спестим време, но можем да спечелим повече пари.

‍

8. Чувствайте се удовлетворени от положения труд

Това е последният и най-важен съвет за личностно щастие и продуктивно организиране на времето. Има дни, в които сме свършили перфектно работата си и сме завършили всички задачи, които сме си поставили, но все пак се чувстваме сякаш нищо не сме свършили или сме имали възможност да работим още много повече. Да, винаги може да искаме още и още. Но така никога няма да усетим наслада от живота.

Трябва да се постараем в края на деня да се чувстваме удовлетворени от труда, който сме положили. Безсмислено е да се самосъжаляваме, понеже това не може да върне времето назад. Изборът да се харесваме и да се чувстваме добре за себе си в края на деня ни кара да се чувстваме много по-щастливи и продуктивни.

‍